解決方案研發背景 在目前狀況下，我們面對幾十萬卷檔案、面對歷史長河中沉積的數十種發文號、面對我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對適合新案需要而制定的諸多新分類號，每天要迎接數百卷新案入庫、將數百卷需利用檔案拿進拿出，大家不停息地忙碌著，然而，聽錯、看錯、寫錯、拿錯、錄入錯、放錯時時在發生。為了使檔案的利用工作也能與時俱進，適應當前工作的需要，用更科學的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫！ 一 傳統解決方案 目前我館檔案的流動過程包括：市規劃局與我館之間的流動和市規劃局內部的流動。在流通過程中，檔案在市規劃局與檔案館之間的流動是一個循環，就像人體的循環系統一樣，可稱之為體循環，也就是大循環；檔案在市規劃局內的流動可稱之為肺循環，也就是小循環。 小循環中可能出現的問題：1、在市規劃局內辦案過程中，檔案不能一直停留在借案人的手上，轉到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進入相對盲區，進入盲區的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認遺失的檔案就有數十卷。2、辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，拿回處室一分發，借案人已不知每卷檔案去向。3、市規劃局處室幾個人辦理完的案卷，委托一個人來歸還，一個處室幾十人，服務部要費時費力去查找借出的登記來注銷。 大循環中可能產生的問題：1、檔案借出、歸還要一一交接，多人同時借還案交接時，稍亂就會出錯。2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進出館的案卷號及利用人的信息及時錄入，每日進出檔案館的案卷數量不下100卷，人工鍵盤錄入就要敲100次；同一卷案被借了幾十次，它就要被重復敲入幾十次；檔號文號門類眾多，稍一疏忽就出錯。3、借出量大時，案卷號不能及時錄入，歸還時就不能注銷，影響下一環節的工作。4、借出環節出錯，還案時注銷不了，若盲目補輸入其內容，造成計算機內留著該注銷而未注銷的空記錄，日積月累，錯誤會積水成災。5、還案時要面對數頁紙的登記一條條找來注銷，明顯效率低下。 出錯的形式累計數十種，不慎出現的每一小錯，都將帶來諸多的麻煩，導致事倍功半。如此狀態令我們的工作不能進入良性循環，遠遠不能適應目前大量檔案流通管理的要求。 二 東正檔案管理系統產生的收益 東正檔案管理系統可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件，及時的跟蹤檔案的流動情況。方便管理人員查詢，調動檔案。 - 優化資源利用率，降低人力成本70% - 減少檔案的丟失70% - 減少操作的錯誤率80%